A tervezési séma bemutatása az egész konferenciaterem tervezési projekt átfogó elképzelését tartalmazza, például egy kör alakú tárgyalóasztal, amely 15-20 fő befogadására alkalmas egy kis konferenciateremben. Az egész projektben a konferenciateremnek meg kell felelnie a konferencia általános igényeinek, és képesnek kell lennie arra, hogy megvalósítsa a tudományos jelentések, a képzés és tanulás, valamint a napi találkozók funkcióit.